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招聘新员工,如何进行入职审查?
作者:吴卉 日期:2017-07-07 浏览

新员工入职是企业人力资源管理最初的环节,也是用人单位最先可能遭遇法律风险的环节。知道此环节的法律风险点并制定相应应对之策,方能从容不迫。


在决定录用劳动者之前,劳资双方之间总有一个了解、认识、认可的过程。对用人单位而言,这个过程控制得好,无异于守住了用工风险的第一道大门,可以为后续人力资源管理省去诸多不必要的纷争。


一、用人单位对劳动者入职前的审查内容


正如结婚前的相亲,女方总要核实男方家有良田几亩、肥猪几头、茅屋几间、人品如何一样,用人单位在决定录用劳动者前,对其尽可能多的了解与认识同样必不可少。但与婚前的长期、深入、全方位调查不同,用人单位在录用前对劳动者的认识了解则具有一定局限性,一则用人单位几乎不可能花费三年五载去了解一个劳动者,二则也没必要、法律也不允许用人单位了解劳动者与劳动合同无关的其他个人信息如恋爱、婚育、家庭情况等。


因此,如何在短时间内掌握劳动者与劳动合同相关的信息则显得尤为重要。笔者建议,用人单位可以从以下方面掌握与录用劳动者相关的条件:


1.客观资质条件


(1)法定劳动年龄即年满16周岁


(2)规定的学历、学位、专业证书


(3)规定的技术职称和岗位资格证明


(4)规定的工作经验年限、相关工作岗位工作证明


(5)规定的外语、计算机、驾驶资格证明


(6)未患有不能从事本职工作的疾病、未被诊断为职业病或疑似职业病


2.职业道德条件,即无严重违法、违纪、犯罪记录


3.与其他用人单位相关的条件


(1)与其他用人单位已解除或终止劳动合同


(2)与其他单位无仍在持续的竞业限制或服务期协议


当然,以上所列举的录用条件是笔者从法律层面所做的建议,至于劳动者的工作能力、能否胜任工作岗位等则是任何用人单位都不可能忽略的也是法律之外的条件,笔者不再赘言。


二、用人单位对劳动者入职审查不到位可能引发的法律风险及应对之策


1.招用未达法定劳动年龄的劳动者


民事、行政责任。我国《劳动法》、《未成年人保护法》及《禁止使用童工规定》均明确规定禁止用人单位招用未满16周岁的未成年人,否则将面临轻则罚款,重则吊销营业执照的处罚,给劳动者造成损害的,还应承担赔偿责任。


刑事责任。《刑法》第二百四十四条规定了“非法雇佣童工罪”:违反劳动管理法规,雇用未满十六周岁的未成年人从事超强度体力劳动的,或者从事高空、井下作业的,或者在爆炸性、易燃性、放射性、毒害性等危险环境下从事劳动,情节严重的,对直接责任人员,处三年以下有期徒刑或者拘役,并处罚金;情节特别严重的,处三年以上七年以下有期徒刑,并处罚金。


由此可见,用人单位雇佣童工的风险不可谓不重大,须慎之又慎。在劳动者入职前,一定要求其提供身份证、户口簿、户籍证明等材料,如对其提供的证明有合理怀疑,还可进一步到其居住的居(村)委会、派出所等核实。


关联法条


《中华人民共和国劳动法》


第十五条 禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。


第九十四条 用人单位非法招用未满十六周岁的未成年人的,由劳动行政部门责令改正,处以罚款;情节严重的,由工商行政管理部门吊销营业执照。


《中华人民共和国未成年人保护法》


第二十八条 任何组织或者个人不得招用未满十六周岁的未成年人,国家另有规定的除外。


第六十八条 非法招用未满十六周岁的未成年人,或者招用已满十六周岁的未成年人从事过重、有毒、有害等危害未成年人身心健康的劳动或者危险作业的,由劳动保障部门责令改正,处以罚款;情节严重的,由工商行政管理部门吊销营业执照。


《禁止使用童工规定》(国务院令第364号)


第二条 国家机关、社会团体、企业事业单位、民办非企业单位或者个体工商户均不得招用不满16周岁的未成年人。


第六条 用人单位使用童工的,由劳动保障行政部门按照每使用一名童工每月处5000元罚款的标准给予处罚……劳动保障行政部门并应当责令用人单位限期将童工送回原居住地交其父母或者其他监护人,所需交通和食宿费用全部由用人单位承担。


2.招用不具备规定的就业手续的劳动者


该条主要针对外国人及港澳台人员在中国就业的情形而言。根据《外国人在中国就业管理规定》、《台湾香港澳门居民在内地就业管理规定》的规定,上述人员在中国就业,用人单位须为其申请就业许可,并办理《就业许可证》和《就业证》方可聘用。未办理的,则将面临限期改正及行政罚款的风险,而且所签订的劳动合同也将因违反法律、法规的强制性规定而归于无效导致承担损害赔偿责任。


因此,用人单位若须招用外国人及港澳台人员,在入职前须为其办理《就业许可证》和《就业证》,具体办理流程由于地方政策不尽相同,可以向当地劳动行政主管部门咨询。 


关联法条


《外国人在中国就业管理规定》


1996年1月22日劳动部、公安部、外交部、外经贸部发布)


第五条 用人单位聘用外国人须为该外国人申请就业许可,经获准并取得《中华人民共和国外国人就业许可证书》后方可聘用。 


《台湾香港澳门居民在内地就业管理规定》(劳动和社会保障部令第26号,2005年6月14日发布)


第十六条 用人单位聘雇或者接受被派遣台、港、澳人员,未为其办理就业证或未办理备案手续的,由劳动保障行政部门责令其限期改正,并可以处1000元罚款。


《中华人民共和国外国人入境出境管理法实施细则》


第四十四条 对私自雇用外国人的单位和个人,在终止其雇用行为的同时,可以处5000元以上、50000元以下的罚款,并责令其承担遣送私自雇用的外国人的全部费用。


3.招用未与其他用人单位解除或终止劳动合同的劳动者


根据《劳动合同法》第九十一条的规定:用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。因此,用人单位在录用劳动者前要让劳动者出示解除或终止劳动合同关系证明。若劳动者无法提供,条件允许的,可以向劳动者原工作单位核实,确实未解除或终止的,不予录用。若有的单位同意劳动者在不影响本单位工作的前提下从事另一份工作,在获得该用人单位书面说明或承诺的前提下也可录用。


4.招用未解除竞业限制义务的劳动者


根据《劳动合同法》第九十条的规定:劳动者违反劳动合同中约定的保密义务或者竞业限制,给用人单位造成损失的,应当承担赔偿责任。若用人单位明知劳动者承担竞业限制义务仍招用该劳动者从事违反竞业限制义务的工作,给其他用人单位造成损失的,当然要承担赔偿责任。


由此,在招聘时,用人单位应主动审查劳动者与其他用人单位是否存在竞业限制义务,如有,尽可能让劳动者出示协议文本。还可以向劳动者原单位进行询问查证或通过专业机构进行应聘者背景调查。


另外,用人单位也可通过在劳动合同中约定,如果劳动者与其他用人单位尚存劳动关系或有相关法定或约定责任时,视为不符合录用条件,用人单位可以在试用期解除劳动合同,也可以在试用期后以劳动者欺诈为由解除劳动合同。


用人单位也可以与劳动者约定,如果因此而致使用人单位承担连带责任的,这种损害赔偿责任由用人单位先行承担后,可以向劳动者进行追偿。     


三、用人单位对劳动者入职审查的方式


录用条件如此重要,所以企业一定要明确界定录用条件并有效公示,才能起到应有的作用。     


1、明确界定录用条件。


录用条件一定要明确、细致和具体。


录用条件应该是普遍性和特殊性的结合。


所谓普遍性即大部分企业和岗位的员工都应该具备的基本条件。比如诚实守信,在应聘的时候如实告知自己的与工作相关的信息,包括自己的教育背景、身体状况、工作经历等等。


所谓特殊性即每个企业、每个岗位或者职位都有自己的特殊要求,有的有学历的要求,有的有技术的要求,有的有健康的要求等等。


录用条件的普遍性用人单位可以通过规章制度进行明确规定。录用条件的特殊性企业可以通过招标公告、劳动合同等等,和规章制度结合起来进行明确界定。


录用条件的具体内容和明确方法有很多,大部分用人单位都有自己的一套规定,关健是要符合用人单位招聘人员的要求。    


2.对录用条件的公示不可或缺。


公示,简单说来,就是要让员工知道用人单位的录用条件,从法律的角度来说,就是用人单位有证据证明员工知道了本单位的录用条件。那如何形成证据呢?方法有以下几种:


(1)通过招标公告来公示,并采取一定方式予以固定,以为仲裁和诉讼保留证据;


(2)招聘员工时向其明示录用条件,并要求员工签字确认;


(3)劳动关系建立以前,通过发送聘用函的方式向员工明示录用条件,并要求其签字确认;


(4)在劳动合同中明确约定录用条件或不符合录用条件的情形;


(5)在规章制度中对录用条件进行详细约定,并将规章制度在劳动合同签订前进行公示;


(6)把岗位职责等要求作为录用条件,完善自己的考核制度,明确界定什么是符合岗位职责,什么是不符合要求,有一个可衡量和可操作的标准。